자료 흐름도의 작성은 시스템 경계의 입출력 식별로부터 시작된다. 최상위 단계의 입출력은 시스템의 경계를 정의하는 것으로 분석의 대상이 무엇인가를 결정하는 일이다. 시스템 경계 밖에 위치하는 것은 개발 과정의 관심 밖에 있는 실체들이며 구조적 분석에서는 경계 내부의 작성에 집중한다.
구조적 분석에서 중점을 두어야 하는 것은 자료의 흐름이다. 주요 자료가 어떤 주요 과정을 거쳐 변형하는가를 파악한다. 주요 처리 과정은 하향식으로 분할하여 세부 처리 과정으로 표현한다.
자료의 흐름과 프로세스의 이름을 붙이는 것이 중요하다. 프로세스에는 고유한 이름을 부여한다. 이는 실체를 명확히 나타내는 이름이야 한다. 자료 흐름의 주요 명칭은 주로 명사형의 단어로 표현한다. ‘자료’ 또는 ‘정보’ 등과 같은 일반적인 의미의 단어는 피하고 ‘검증된 주민등록번호’같이 자료의 특성을 잘 나타낸 정확한 이름을 부여하여야 한다. 프로세스의 이름도 구체적이며 정확해야 한다. 프로세스의 이름은 대체로 동사형 명사와 단일 직접 목적어를 사용한다. 두 개의 동사가 필요하다면 프로세스를 분할하는 것이 좋다. ‘처리’, ‘조작’과 같은 포괄적인 명칭은 피하고 구체적인 처리를 나타내는 이름을 붙인다.
자료 흐름도가 너무 커져서 한 장에 그릴 수 없다면 프로세스를 그룹화하여 단계적으로 표현한다. 한 장의 분석서에 한 계층의 자료 흐름도만 그리되 프로세스는 일곱 개 전후의 프로세스만 포함되도록 한다. 이렇게 하면 자료 흐름도의 이해가 쉽고 작업이 용이하다.
최하위 단계의 결정은 프로세스의 내용이 분석서 한 면에 기술할 수 있는 분량으로 한다. 한 면을 초과하는 것은 더 분할될 수 있다는 것을 의미한다. 또 다른 기준은 입출력 자료가 더 이상 분할되지 않으며 한 계층이 하나의 입력 자료 흐름이나 하나의 출력 자료만을 가질 때 분할을 멈춘다.
시스템 프로세스의 분할은 균형 있게 이루어지는 것이 좋다. 즉, 상위층의 프로세스가 구체화되어 하향식 분할이 어디까지 이루어졌는가를 조사한다. 하향식으로 분할된 단계의 수는 비슷한 것이 바람직한 분할이다.
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